Un importante cambio en la gestión de las aproximadamente 800 mil fichas clínicas en papel que alberga la Unidad de Archivo del Hospital Carlos Van Buren permitirá el proceso de digitalización de estos documentos que está llevando a cabo el Servicio de Salud Valparaíso San Antonio a través de una empresa externa licitada.
Dicho proceso comenzó de manera paulatina en la Unidad de Emergencias Gineco – Obstétricas desde el mes de noviembre del 2019 y continuará con las Unidades de Emergencia, tanto Adulto como Infantil.
El tránsito hacia la ficha electrónica contribuirá a la resolución de diversos problemas como la reducción de la enorme cantidad de espacio que requieren los documentos físicos para su conservación, así como la dificultad para acceder a dicha información por parte de los distintos profesionales e instancias que la requieran.
El Director (s) del Hospital Carlos Van Buren, Dr. Mauricio Cancino, realizó un recorrido por las dependencias del Archivo del centro asistencial, junto a la jefa de dicha unidad, Claudia Yáñez y señaló que “hicimos un recorrido por la Unidad de Archivo para ver las condiciones actuales que no han variado en los últimos años y en realidad no cumplen con las exigencias que tiene nuestro establecimiento, por ello quisimos apersonarnos para ser partícipe de este cambio que está viviendo esta área que va a beneficiar al hospital en los próximos años debido a que la digitalización y la presencia de una ficha electrónica permitirá solucionar diversos problemas actuales como por ejemplo la pérdida de documentos en papel, esto no va a ocurrir más ya que todo va a estar en formato virtual y eso va a permitir tener acceso fácil e inmediato a la información en beneficio de nuestros pacientes”.
La jefa de la Unidad de Archivo del HCVB, Claudia Yáñez, explicó que “actualmente estamos trabajando en el proceso de hacer el registro clínico electrónico con una empresa que está licitada desde el Servicio de Salud, es un proceso paulatino que ya empezó con la digitalización de las unidades de urgencias, ya partió en la Urgencia Maternal (Urgencia Gineco – Obstétrica UGO) en noviembre de 2019 y está pendiente la puesta en marcha de la Urgencia Infantil y Urgencia Adulto, esto quiere decir, por ejemplo, decir que desde la Urgencia Maternal ya no estamos recibiendo hojas DAU (Datos de Atención de Urgencia) de manera física sino que ya están en línea”.
Además, la funcionaria señaló que el proceso también incluye los sistemas de agendamiento que utiliza actualmente el hospital, los que serán centralizados en la nueva plataforma digital.
800 mil fichas clínicas
Uno de los principales problemas que debe enfrentar la Unidad de Archivo del HCVB y que será resuelto por la digitalización es la enorme cantidad de espacio que necesitan para almacenar las enorme cantidad de fichas que deben administra.
Con respecto al número de fichas que deben gestionar, Claudia Yáñez comentó que “es un número difícil de decirlo certeramente pero yo estimo que son unas 800 mil fichas que debiese haber en la institución porque algunas se van eliminando, entonces no es cosa de contar un correlativo sencillamente pero cada año se van produciendo unas 20 mil fichas nuevas aproximadamente, es un número bastante grande y en cuánto a los movimientos de fichas, movemos mil 1500 fichas que salen diariamente y regresan las mismas mil 500, son por lo menos 3 mil movimientos diarios que hacemos entre enviar y recibir esos documentos”.
Por último, la funcionaria se refirió al recorrido que hizo el Director por las dependencias del Archivo y dijo que “solo recorrimos las principales dependencias porque también tenemos bodegas periféricas, una incluso fuera del hospital, donde tuvimos la necesidad de arrendar un espacio a un particular porque el volumen y espacio físico que se requiere para la Unidad es enorme, en la dependencia principal tenemos solamente las fichas activas, las que se mueven constantemente, las fichas pasivas las tenemos en una bodega periférica”
